Warunki do spełnienia
Siedziba firmy
Dla początkującego przedsiębiorcy opłaty za wynajęcie lokalu biurowego stanowią często barierę nie do przejścia. Dlatego warto rozpatrzyć prowadzenie firmy we własnym mieszkaniu, przynajmniej w początkowym okresie prowadzenia działalności.
W pewnych branżach takie rozwiązanie jest oczywiście niemożliwe, ale w niektórych jak najbardziej tak, np. w przypadku biura rachunkowego, usług informatycznych, graficznych, telefonicznej czy internetowej sprzedaży itp. Pojawia się zatem pytanie co można wrzucić w koszty firmy: na pewno część wydatków związanych z eksploatacją i utrzymaniem mieszkania. Tym samym pomniejszamy wykazany dochód, a więc i kwotę składki podatku od tego dochodu. Trzeba jednak tutaj przestrzegać pewnych warunków.
Warunki
Jak liczyć wydatki?
Przede wszystkim musimy dopełnić formalności, mianowicie zgłosić adres mieszkania jako miejsce siedziby firmy, konieczne jest także zgłoszenie w urzędzie gminy zamiaru prowadzenia działalności gospodarczej w mieszkaniu prywatnym w celu uzyskania stawki podatku od nieruchomości (podatek taki jest wówczas wyższy). Wysokość stawki zależy od gminy.
Żeby w ogóle móc wliczać koszty związane z mieszkaniem bądź jego częścią w koszty, trzeba koniecznie wydzielić jego część (najlepiej pokój bądź większą ich ilość) służącą wyłącznie prowadzeniu firmy (bądź określić, że całe mieszkanie służy wyłącznie temu celowi). Innymi słowy, nie możemy wykorzystywać tego wydzielonego obszaru do zamieszkiwania, spania itp. Nie można bowiem zaliczać do kosztów uzyskania przychodów wydatków osobistych, czyli tych wydatków, które ponoszą osoby fizyczne niezależnie od tego, czy prowadzą działalność gospodarczą, czy nie. Jeśli więc w wydzielonym na prowadzenie biznesu pokoju także mieszkamy (a więc służy on także celom osobistym), to zgodnie z powyższym nie będziemy mogli opłat czynionych za tę wydzieloną część mieszkania wrzucić w koszty.
Należy przeliczyć, jaki procent całości mieszkania zajmuje ta wydzielona, firmowa powierzchnia. Możemy teraz proporcjonalnie odliczać część wydatków za mieszkanie, które wliczymy w koszty (czyli jeśli np. powierzchnia firmowa to 30% naszego mieszkania, to możemy wliczyć w koszty 30% czynszu za to mieszkanie.
Co można wrzucić w koszty uzyskania przychodu, oprócz czynszu?
Definicja kosztu uzyskania przychodu mówi, że takim kosztem jest wydatek służący osiągnięciu przychodu lub utrzymaniu (zabezpieczeniu) jego źródła. A zatem także ubezpieczenie mieszkania traktowane będzie w tym przypadku jako zabezpieczenie źródła przychodu (oczywiście także w stosownej jego części).
Odsetek od kredytu na spłatę mieszkania także naliczamy proporcjonalnie i możemy część z nich wrzucić w koszty (proporcjonalna część odsetek kredytu pozostaje w związku z prowadzeniem działalności i uzyskiwaniem przychodu przez firmę).
Co do internetu i telefonu – oczywiście możemy założyć specjalnie na potrzeby firmy linię telefoniczną czy internet, wówczas wszystkie opłaty, łącznie z opłatami za zainstalowanie czy za aparat możemy wrzucić w koszty. W przypadku telefonu czy internetu prywatnego wykorzystywanego do celów służbowych korzystamy z bilingu i opłaty za firmowe rozmowy czy internet możemy wrzucić w koszty. Oczywiście kosztu stałego abonamentu już nie, jeśli jest to także nasz prywatny telefon.
Media – tutaj sprawa nie jest taka prosta, bo zastosowanie współczynnika jest niemiarodajne. Jeśli jedną trzecią mieszkania stanowi firma, to wcale nie oznacza, że np. firma zużywa jedną trzecią prądu wykorzystanego w tym mieszkaniu. Trudno w to uwierzyć, zważywszy na to, ile prądu zużywa elektryczny piekarnik czy pralka, a ile drukarka albo komputer. Najlepiej byłoby mieć podlicznik na pomieszczenie(a) firmowe, w innym przypadku można sporządzić notatkę z szacunkowymi wyliczeniami zużycia prądu przez firmę. Tak samo możemy zrobić z innymi opłatami, takimi jak opłaty za wywóz śmieci czy za wodę.
Także koszty remontu czy zakupu mebli i sprzętów do części firmowej mieszkania można wrzucić w koszty uzyskania przychodu, pod warunkiem, że sprzęty i remontowane pomieszczenie nie będą wykorzystywane także do prywatnych celów. Jeśli pewne sprzęty spełnią definicję środków trwałych, będziemy musieli wykazać je w ewidencji i w odpowiedni sposób amortyzować.
Samo mieszkanie lub jego część także możemy wprowadzić do ewidencji środków trwałych firmy, a odpisy amortyzacyjne mieszkania, czyli odpowiedni procent jego wartości, wliczać sukcesywnie do kosztów uzyskania przychodu. Aby uznać mieszkanie za środek trwały firmy, musi ono spełniać pewne warunki, przede wszystkim musi stanowić własność albo współwłasność podatnika.
Pamiętajmy, najważniejsze jest, aby wszystkie poniesione wydatki, które wrzucamy w koszty, mieć udokumentowane i uzasadnione, chociażby było to uzasadnienie napisane na kartce. Jeśli mamy problemy z napisaniem takiego uzasadnienia, możemy mieć problemy podczas ewentualnej kontroli z logicznym wytłumaczeniem związku przyczynowo-skutkowego poniesionych wydatków z osiągnięciem przychodu (bądź z zabezpieczeniem jego źródła).
Nadal nie jesteś pewny co można wliczyć w koszty działalności gospodarczej?
Masz pytanie dotyczące powyższego tematu albo innego, także związanego z opodatkowaniem / księgowością? Możesz zadać je TUTAJ.
Napisz do nas!
Umów się na spotkanie już dziś!
