Każdy przedsiębiorca, który dokonuje sprzedaży w ramach kasy fiskalnej, a także jej ewidencję, musi także prowadzić ewidencję zwrotów towarów. Taka dokumentacja będzie niezbędna do określenia ostatecznych przychodów w miesiącu.
Paragon a zwrot towaru
Wiemy, że kasa fiskalna służy przede wszystkim do obsługi klientów fizycznych. Każdą sprzedaż, która jest dokonywana na rzecz osób fizycznych czy rolników ryczałtowych będzie zarejestrowana na kasie fiskalnej. Oczywiście, istnieją wyjątki, które wynikają z rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów. Te wyjątki dotyczą zwolnienia z używania kas fiskalnych, jednak to już inna sprawa. Wracając do kas fiskalnych — dowodem na sprzedaż z kasy fiskalnej jest paragon. Problem pojawia się, kiedy klient chce zwrócić towar zakupiony wcześniej. Niestety kasy fiskalne nie są jeszcze na tyle zaawansowane, aby móc usuwać dane dotyczące konkretnego zakupu. W związku z tym, kiedy dochodzi do zwrotu, to pracownik musi utworzyć specjalny protokół zwrotu, aby następnie na jego podstawie móc stworzyć wpis w ewidencji.
Co musi zawierać taka ewidencja?
- data sprzedaży
- data zwrotu, reklamacji
- nazwa, która pozwoli zidentyfikować produkt lub usługę oraz ewentualny opis
- wartość towaru wyrażona w kwocie brutto, a także wartość należnego podatku
- wartość zwracanej kwoty wyrażonej w kwocie brutto, a także wartości należnego podatku
- ww. Protokół zwrotu podpisany przez osobę sprzedającą w sklepie.
- dowód sprzedaży
Paragon z fakturą
Ustawa o VAT reguluje, że sprzedawca musi sporządzić fakturę do zrealizowanej sprzedaży, która została poświadczona paragonem. Taka sytuacja ma miejsce, jeżeli klient wymaga wystawienia faktury. Ma on na to 3 miesiące od zakupu. Ten czas jest liczony od końca miesiąca, w którym doszło do transakcji. Jeżeli ten czas już upłynął, to wystawienie faktury do paragonu przez sprzedawcę jest już wyrażeniem dobrej woli.
Paragon z fakturą, a zwrot
Może się zdarzyć również tak, że osoba, która zakupiła towar bądź usługę i prosiła o wystawienie faktury, decyduje się na zwrot. Co w takim przypadku powinien zrobić przedsiębiorca? Powinien on wystawić tzw. fakturę korygującą. Jeżeli doszło do zwrotu części lub całości kwoty wyznaczonej za dany towar, lub usługę, to przedsiębiorca musi taką informację zawrzeć w ewidencji zwrotów. Kluczowym dokumentem jest tutaj wyżej wspomniana faktura korygująca.
Co musi się znaleźć fakturze korygującej?
- określenie „korekta” bądź „faktura korygująca”,
- data wystawienia takiej korekty,
- numer faktury korygującej,
- przedmiot korekty (dane pozwalające na identyfikację zwróconego przedmiotu lub usługi),
- przyczyna konieczności wystawienia korekty,
- jeżeli korekta przyczynia się do zmian w podstawie opodatkowania — kwota podstawy opodatkowania (w korekcie) lub kwota podatku należnego (w korekcie) praz wyznaczenie poszczególnych stawek sprzedaży zwolnionej z podatku, a także stawek podatku,
- jeżeli podstawa opodatkowania nie ulega zmianie — należy wpisać odpowiednią treść pozycji, które uległy skorygowaniu.
Uwaga! Należy pamiętać, że jeżeli poprzez fakturę korygującą pojawi się obniżenie podstawy opodatkowania, wtedy musimy otrzymać potwierdzenie odbioru faktury korygującej. Sprzedawca może mieć takie potwierdzenie między innymi w formie e-maila, fax-u, pisemnego potwierdzenia, czy chociażby podpisu na dokumencie potwierdzającym dostarczenie listu poleconego.
