Pracodawca, który zatrudnia pracowników w swojej firmie, w ramach umowy o pracę, ma obowiązek prowadzenia akt osobowych takiego pracownika. Oczywiście, najczęściej nie robi tego sam pracodawca, a pracownik administracyjny oddelegowany do tego typu zadań.
Aby dobrze zrozumieć, czym są akta osobowe pracownika i jaka jest ich wartość, należałoby zapoznać się z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 roku. Dziś powiemy o najważniejszych zapisach z wyżej wspomnianego rozporządzenia.
Podział akt osobowych
Akta osobowe, które muszą być prowadzone w przypadku każdego pracownika w firmie, który został zatrudniony w ramach umowy o pracę, mają być podzielone na 4 części – A, B, C, D.
Część A – pierwsza część akt osobowych. W niej należy zamieścić całą dokumentację związaną z czasem rekrutacji pracownika, czyli CV, list motywacyjny, zaświadczenia od poprzednich pracodawców (świadectwa pracy), wszelkie dokumenty potwierdzające kompetencje, zaświadczenie lekarskie o zdolności do pracy na konkretnym stanowisku. Tu zamieszczamy dosłownie wszystko, co było istotne na początku relacji pracownik – pracodawca.
Cześć B – w tej części należy umieścić całą dokumentację związaną z podjęciem współpracy i czasem jej trwania. Podstawowy dokument, jaki znajdzie się w tej części to umowa o pracę. Poza tym niezbędne okażą się też dokumenty, które jasno określą zakres obowiązków oraz zaświadczenia lekarskie jako oferty badań okresowych. W części B akt osobowych znajdziemy również informacje o przekazaniu pracownikowi jakichś dóbr (telefon, komputer, klucz itp.) wraz z warunkami, a także informacje o dodatkowych urlopach.
Cześć C – tu znajdziemy dokumentację, która odpowiada za odpowiedzialność pracownika. Jeżeli pracownik zostaje ukarany, taka informacja znajduje się w tej części.
Cześć D – w ostatniej części akt osobowych pracodawca musi zamieścić dokument świadczący o zakończeniu współpracy z pracownikiem. Będzie to rozwiązanie umowy lub wypowiedzenie złożone przez pracownika, ewentualna umowy dotycząca zakazu konkurencji czy chociażby kopia świadectwa pracy wręczonego pracownikowi w dniu odejścia.
To już wszystkie części, które muszą zawierać akta osobowe pracownika.
Na koniec warto wspomnieć, że prowadzenie akt osobowych przez pracodawcę, jest jego obowiązkiem. Jeżeli kontrola wykaże, że pracodawca się z niego nie wywiązuje, jest to traktowane jak wykroczenie.
Obecnie istnieje już możliwość prowadzenia takiej dokumentacji w formie elektronicznej, z czego przedsiębiorcy chętnie korzystają. Dzieje się tak, dlatego że dokumentację należy przechowywać minimum 10 lat od momentu odejścia dotychczasowego pracownika.
